ΥΠΕΣ: Λάθος διαρθρωμένοι οι δήμοι

Με έγγραφό του με ΑΔΑ 6Ξ9Ν46ΜΤΛ6-9Ν0 και με το τίτλο «Οργάνωση και λειτουργία των πρωτοβάθμιων Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοίκησης» το Υπουργείο Εσωτερικών ενημερώνει τους Δήμους ότι στο πλαίσιο ελέγχων που διενεργεί η Γενική Διεύθυνση Δημοσιονομικών Ελέγχων του Υπουργείου Οικονομικών σε ΟΤΑ α ́ βαθμού έχει διαπιστωθεί ότι η εσωτερική διάρθρωση των φορέων, όπως προκύπτει από τους οικείους Οργανισμούς Εσωτερικής Υπηρεσίας (Ο.Ε.Υ.), δεν συνάδει με τις αρχές της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης και της διοικητικής επιστήμης, αντιθέτως παρατηρείται καταστρατήγηση της έννοιας της ιεραρχικής διάταξης και της πυραμιδοειδούς δομής. Σε συμμόρφωση με σύσταση της ανωτέρω αναφερόμενης υπηρεσίας του Υπουργείου Οικονομικών και λαμβάνοντας υπόψη βασικές αρχές της διοικητικής επιστήμης περί οργάνωσης των υπηρεσιών, κρίνεται σκόπιμο να επισημανθούν τα εξής : Η δομή των Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοίκησης θα πρέπει να χαρακτηρίζεται από α) ιεραρχική διάρθρωση κατανεμημένη σε επάλληλες βαθμίδες και β) σχηματισμό των βαθμίδων ως κλιμακωτή πυραμίδα. Βασικός γνώμονας για την οργάνωση κάθε φορέα θα πρέπει να είναι η ορθή λειτουργία του, η οποία επιτυγχάνεται όταν οι δομές έχουν τον επαρκή αριθμό υπαλλήλων που απαιτείται για την άσκηση των αρμοδιοτήτων τους. Φαινόμενα δομικού πληθωρισμού, δηλαδή πρόβλεψης πλήθους οργανικών μονάδων, σε συνδυασμό με υποστελέχωση των φορέων, οδηγεί σε φαινόμενα, όπως η ύπαρξη προϊσταμένων οργανικών μονάδων επιπέδου Τμήματος χωρίς καθόλου ή ελάχιστους εισηγητές, γεγονός που παρακωλύει εν τέλει την αποδοτικότητα των εν λόγω μονάδων. Στις περιπτώσεις αυτές προτείνεται – όπου είναι εφικτό – η συγχώνευση τμημάτων με ομοειδείς αρμοδιότητες, ώστε να δημιουργηθούν εύρωστα τμήματα, στελεχωμένα με περισσότερους υπαλλήλους και καλύτερο συντονισμό μεταξύ των λιγότερων πλέον οργανικών μονάδων. Επιπλέον βελτιωτικό μέτρο αποτελεί η κατάργηση δομών που δεν ασκούν πλέον καμία αρμοδιότητα, καθώς και η αποφυγή δημιουργίας νέων δομών για κάθε νέα αρμοδιότητα που καλείται να ασκήσει η υπηρεσία, εάν προηγουμένως δεν έχει εξετασθεί η δυνατότητα εκχώρησης της εν λόγω αρμοδιότητας σε υφιστάμενη δομή που ασκεί παρεμφερείς αρμοδιότητες. Περαιτέρω, κατά την κατάρτιση των Ο.Ε.Υ., θα πρέπει να τηρείται η αρχή του «εύρους εποπτείας» στη διάρθρωση των υπηρεσιακών μονάδων των πρωτοβάθμιων οργανισμών τοπικής αυτοδιοίκησης, ώστε να προκύπτουν πιο λιτές οργανωτικές δομές. Το εύρος εποπτείας αναφέρεται στον βέλτιστο αριθμό των υφισταμένων που δύναται να εποπτεύσει ένας προϊστάμενος και δεν υπάρχει αντικειμενικά ιδανικός αριθμός, αλλά μεταβάλλεται ανάλογα με το είδος, την αποστολή, κλπ. κάθε υπηρεσίας. Ωστόσο, ως βασική λογική που θα πρέπει να διέπει τον καθορισμό του κατάλληλου εύρους εποπτείας είναι να ανέρχεται στο μεγαλύτερο δυνατό στο οποίο μπορεί να ανταποκριθεί αποτελεσματικά ο κάθε προϊστάμενος στο χρόνο της εργασίας του. Προτείνεται – όπου αυτό είναι εφικτό και με την επιφύλαξη ιδίως των πολύ μικρών και υποστελεχωμένων ορεινών, νησιωτικών και απομακρυσμένων Ο.Τ.Α. και νπδδ αυτών – η εσωτερική τους διάρθρωση να περιλαμβάνει τουλάχιστον δύο (2) κατώτερου επιπέδου μονάδες και σε κάθε Τμήμα να κατανέμονται τουλάχιστον τρεις (3) θέσεις προσωπικού (εκ των οποίων η μία θα αφορά στον Προϊστάμενο Τμήματος), λαμβανομένης υπόψη, βέβαια, σε κάθε περίπτωση της ποικιλομορφίας του μεγέθους και της φύσης των αντικειμένων των φορέων, καθώς και το επίπεδο στελέχωσης. Δεν είναι ορθολογικό π.χ. μία Γενική Διεύθυνση να συγκροτείται από μία μόνο Διεύθυνση ή μια Διεύθυνση να συγκροτείται από ένα μόνο Τμήμα. Όπως επίσης δεν είναι αποδεκτό να υπάρχουν Τμήματα με έναν υπάλληλο. Γενικά, το διαρθρωτικό επίπεδο των οργανικών μονάδων (Γενική Διεύθυνση, Διεύθυνση, κλπ.) πρέπει να δικαιολογείται με βάση το αντικείμενό τους, τις οργανωτικές και λειτουργικές ανάγκες του φορέα και την επάρκεια του προσωπικού, και όχι άλλες σκοπιμότητες π.χ. σύσταση θέσεων προϊσταμένων και καταβολή επιδομάτων θέσης ευθύνης. Ο εκσυγχρονισμός των οργανωτικών δομών – σε κάποιες περιπτώσεις και η πλήρης αναδιοργάνωση- είναι αναγκαίες προϋποθέσεις για την επίτευξη, πρωτίστως, οργανωτικής και λειτουργικής επάρκειας των υπηρεσιών. Ειδικότερα, η αναδιοργάνωση των δομών πρέπει να είναι μια διαρκής διαδικασία, ούτως ώστε να συμβάλλει καθοριστικά στην επιτυχή άσκηση των αρμοδιοτήτων κάθε φορέα. Ως εκ τούτου, στο πλαίσιο της ανάγκης ενίσχυσης της αποτελεσματικότητας και αποδοτικότητας της δημόσιας διοίκησης μέσω της δημιουργίας λιτών διοικητικών δομών με τα απολύτως αναγκαία ιεραρχικά επίπεδα, παρακαλούμε όπως λαμβάνονται υπόψη τα ανωτέρω, τόσο κατά τη διαδικασία κατάρτισης των οικείων Οργανισμών Εσωτερικής Υπηρεσίας από τους πρωτοβάθμιους ΟΤΑ (ως ΟΤΑ α ́βαθμού νοούνται οι Δήμοι, καθώς και τα Ιδρύματα, τα ΝΠΔΔ και οι Σύνδεσμοι αυτών), όσο και κατά το στάδιο έγκρισης αυτών από τις υπηρεσίες σας. Οι αποδέκτες της παρούσας εγκυκλίου παρακαλούνται για την κοινοποίηση αυτής στους ΟΤΑ α ́ βαθμού, καθώς και στα οικεία Υπηρεσιακά Συμβούλια. Η παρούσα εγκύκλιος μπορεί να αναζητηθεί στην ιστοσελίδα του Υπουργείου, στη διαδρομή Υπουργείο/Αναρτηθέντα Έγγραφα/Εγκύκλιοι (https://www.ypes.gr/ eguklioi ).